Как создать таблицу в Access?
Перед тем, как рассмотреть создание таблиц в Access, определим некоторые важные понятия.
Таблица — основное место, где хранятся данные в базе. Перед ее созданием спланируйте структуру базы на бумаге, так вы избежите дублирования информации, сможете четко понять, сколько и какие таблицы вам нужны, что именно будет в каждой из них.
Самые важные моменты, которые нужно знать про таблицы:
- Таблица состоит из полей и записей.
- Поле — это столбец, категория информации о каком-либо объекте. Например, в таблице «Данные о студентах» есть поле «Возраст», т.е. в нем хранится определенная категория данных об объекте «Студент»
- Запись — строка таблицы, содержит данные об одном объекте. Например, запись о конкретном студенте содержит данные о нем.
- В таблице всегда есть Ключ — Поле, содержащее в себе уникальную информацию об объекте, по этому полю его можно будет однозначно определить. Например, в таблице «Студенты» это номер студенческого билета. Он всегда уникальный и соответствует только одному студенту. Или, например, в налоговой — это номер идентификационного кода человека. Он тоже уникален для каждого.
- Каждое поле может быть определенного типа, т.е. мы должны заранее сообщить программе, какие именно данные собираемся там хранить, числа, текст, дату? Так потом проще будет работать с этими полями, фильтровать и выполнять поиск. Вам же проще будет искать человека, если Вам известна его дата рождения или цвет волос? Подробнее о типах данных будет описано в другой статье.
Основные способы создания таблиц в Access следующие:
- Таблица в режиме конструктора
- Таблица в режиме ввода данных
Создание таблицы с помощью конструктора позволяет:
- настроить количество и типы данных полей
- установить различные настройки для каждого отдельного поля
- добавить описание поля, которое будет выводиться в качестве подсказки при его заполнении
- НЕ ПОЗВОЛЯЕТ заполнять таблицу данными, только создает структуру, пример, когда Вы переезжаете или вселяетесь в новую квартиру, Вы же не сваливаете все книги в кучу в углу комнаты? А ставите полочки, шкафчики, и лишь потом распределяете по ним книги.
В режиме ввода данных Вы можете:
- заполнить таблицу данными
- добавить или удалить поля
- переименовать поля
В этих же двух режимах Вы можете работать с таблицей и в дальнейшем, выполнять настройку полей, вводить, редактировать данные и так далее. Если говорить о режиме ввода данных, то здесь все просто, достаточно заполнять табличку, обращу лишь Ваше внимание, что это нужно делать слева направо. То есть, если мы говорим о студентах, то заполнять последовательно информацию о каждом студенте, а не вводить сначала все фамилии, все имена и так далее.
Отдельно требуется рассказать о том, как работает конструктор.
Создание таблиц в access в режиме конструктора
Для этого откройте программу, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Конструктор таблиц»
У Вас откроется окно, разделенное на 4 области
- Имя поля — здесь Вы вносите имена полей, т.е. будущие названия столбцов таблички. Именно сверху вниз, а не как в привычном нам виде таблиц — слева направо. Помните, здесь данные мы не заполняем, только подготавливаем для них «почву», строим шкафчики и стеллажи.
- Тип данных — здесь нужно выбрать из списка тип данных, который подходит лучше всего для этого поля. Подробней о типах данных в другой статье.
- Описание — поле необязательно для заполнения. Здесь Вы можете вписать подсказку для человека, который будет заполнять табличку.
- Свойства поля — набор инструментов в этой части будет меняться в зависимости от того, какой тип данных Вы установили для поля. Самые интересные и полезные свойства:
- размер поля — можно заранее ограничить размер поля, если Вам известно, что, например, номер студенческого билета состоит из 6 цифр и не более. Зачем это нужно? Если говорить понятным языком, при открытии таблички по умолчанию на каждое поле в оперативной памяти будет зарезервировано столько места, сколько по максимуму может быть символов в этом поле. Чем меньше места — правильно, меньше занято оперативной памяти — и, снова правильно — быстрее будет работать база.
- формат поля — позволяет установить, например целое число или дробное, способ написания даты — все цифры или месяц будет прописью
- маска ввода в access — обращали внимание, когда Вы вводите номер телефона на сайтах, там чаще всего уже есть скобочки и дефисы, Вам остается лишь внести цифры. Так вот, это и есть маска, трафарет. Все символы, которые будут повторяться для каждой записи, Вы можете ввести, а вместо заполняемых пользователей поставить «решеточки». Например, маска ввода для телефона будет выглядеть так (###) ###-##-##.
- значение по умолчанию — например, Вы знаете, что большинство Ваших студентов живет в Киеве, поэтому в поле «Город проживания» в качестве значения заранее можно внести «Киев». При заполнении это позволит значительно сэкономить время.
- обязательное поле — если поле проигнорируют при заполнении, программа просто не даст сохранить таблицу.
Итак, Вы последовательно заполняете окошко конструктора:
- задаете имена полей
- устанавливаете тип
- выбираете нужные Вам свойства
Затем нужно задать Ключевое поле таблицы. То самое, уникальное и неповторимое. Для этого поставьте курсор в это самое поле и нажмите на панели инструментов кнопку «Ключевое поле».
Затем сохраните таблицу с помощью кнопки с изображением дискеты.
Кто еще помнит, что такое дискета, и как она выглядит?:) Буду рада услышать в комментариях, как и другие Ваши вопросы и замечания по статье!